Een lopend EPB-dossier overnemen van een andere verslaggever

Een verslaggever die niet meer reageert, een kantoor dat stopt, een samenwerking die spaak loopt: het komt vaker voor dan bouwheren denken, en het gebeurt zelden op een gelegen moment. De regelgeving voorziet er uitdrukkelijk in. Een EPB-dossier kan geheel of gedeeltelijk van de ene verslaggever naar de andere overgaan, en dat kan bij alle bouwaanvragen, ongeacht het jaar van uw vergunning.

Dit artikel gaat over woningbouw, want daar komen de meeste overnames voor. De overnameprocedure zelf maakt geen onderscheid naar bestemming en verloopt bij niet-residentiële gebouwen en industrie op dezelfde manier, maar de eisen die uw dossier daarna moet halen verschillen wel degelijk per bestemming.

Overnemen kan altijd, en u hebt er geen toestemming voor nodig

Dit is het eerste wat bouwheren willen horen: u zit niet vast aan uw verslaggever. De energieprestatiedatabank van het VEKA voorziet een vaste functie “Wijzigen van verslaggever”, die geldig is voor alle bouwaanvragen. De nieuwe verslaggever voegt uw dossier zelf toe aan zijn EPB-dossiers en meldt de wijziging.

Wat u wél nodig hebt, is uw dossiergegevens. De nieuwe verslaggever moet uw project in de databank kunnen terugvinden en de EP-code van de vorige verslaggever invullen. Die code staat op de startverklaring die u ondertekend hebt. Bewaart u die niet meer, dan is dat het eerste wat wij opvragen.

Wat er met de startverklaring gebeurt

De startverklaring blijft gewoon bestaan. Ze wordt niet ingetrokken, niet vervangen en niet opnieuw ingediend. Ze verandert alleen van verslaggever.

De overname verloopt per startverklaring, niet per dossier in één beweging. Dat is geen detail. Werd voor uw project meer dan één startverklaring ingediend, bijvoorbeeld omdat één vergunning meerdere gebouwen met een eigen ligging dekt (vier rijwoningen krijgen elk hun eigen startverklaring onder hetzelfde EPB-dossiernummer), dan moet elke startverklaring afzonderlijk overgenomen worden. Wordt er één vergeten, dan hangt dat deel van uw project nog altijd bij de vorige verslaggever.

Die derde stap is de enige waarvoor u zelf iets moet doen. Zonder uw handtekening op dat formulier is er geen officieel bewijs van de overname.

Merk op wat er niet gebeurt: de vorige verslaggever blijft het dossier en de startverklaringen zien onder zijn eigen EPB-dossiers, en hij hoeft nergens mee akkoord te gaan. Een verslaggever die weigert mee te werken kan de overname dus niet blokkeren. Wel is er een praktische beperking: de nieuwe verslaggever kan de startverklaringen die de vorige opgeladen heeft, niet inkijken onder het gewone tabblad met ingediende startverklaringen. Ze zijn enkel zichtbaar onder “Wijzigen verslaggever”. Volledige inzage bestaat alleen als beide verslaggevers voor dezelfde rechtspersoon optreden.

Het dossier zelf komt niet automatisch mee

Hier zit het eigenlijke werk, en meteen ook de reden waarom een overname geen administratieve formaliteit is.

De databank draagt de rol over. Ze draagt de stavingsstukken niet over. De EPB-verslaggever is verplicht een technisch EPB-dossier samen te stellen met de stavingsstukken en dat ter beschikking te houden van de administratie. Dat dossier zit bij de vorige verslaggever. Krijgt de nieuwe verslaggever het niet, dan moet hij de bewijsstukken opnieuw bij u, uw architect, uw aannemers en uw installateurs verzamelen, voor werken die soms al jaren achter de rug zijn.

Waar een geldig stavingsstuk ontbreekt, mag niet zomaar de werkelijke prestatie ingevoerd worden. Dan rekent de EPB-software met de waarde bij ontstentenis, een bewust ongunstige standaardwaarde die uw E-peil de verkeerde kant op duwt. Wat wel en niet als bewijs telt, staat in stavingsstukken die wél tellen; wat een ontbrekend stuk u kost, in de waarde bij ontstentenis.

Vraag daarom bij het afscheid van uw vorige verslaggever altijd het technisch dossier op, ook als de samenwerking slecht eindigde. Hij is verplicht de ondertekende startverklaring 3 jaar bij te houden en alle documenten die deel uitmaken van de EPB-aangifte 5 jaar. Uzelf houdt de ondertekende EPB-aangifte 10 jaar bij.

Wie draagt wat er al fout ging

Dit is de vraag waar het bij een overname echt om draait, en het antwoord is minder comfortabel dan u zou willen. De EPB-regelgeving legt de verantwoordelijkheden vast per soort inbreuk, en die verdeling verandert niet door een overname.

De termijnen en de eisen liggen bij u als bouwheer, ook wanneer een vorige verslaggever de fout maakte. Meent u dat een derde partij verantwoordelijk is, dan kunt u de boete proberen verhalen via een burgerlijke procedure. Het VEKA komt daar niet in tussen: de verantwoordelijkheden uit het decreet staan boven wat u contractueel afgesproken had. De volledige verdeling staat in wie draagt welke EPB-boete.

De correcte rapportering ligt wel bij de verslaggever die tekent. Een nieuwe verslaggever neemt dus geen aansprakelijkheid over voor een aangifte die hij niet heeft ingediend, maar hij wordt vanaf zijn handtekening wel volledig verantwoordelijk voor wat er in de databank belandt. Precies daarom herrekent een zorgvuldige overnemer het dossier in plaats van de invoer van zijn voorganger over te nemen.

Twee momenten waarop een overname dringend wordt

De aangifte is nog niet ingediend en de termijn loopt. De definitieve EPB-aangifte moet uiterlijk 6 jaar na het verlenen van de vergunning of het neerleggen van de melding ingediend zijn, een termijn die sinds 1 maart 2026 geldt voor alle lopende dossiers en die daarvoor 5 jaar bedroeg. Bij nieuwbouw komt daar een vroegere deadline bovenop: uiterlijk 12 maanden na de eerste van ingebruikname of einde van de vergunningsplichtige werken. Bij renovatie en IER zijn die twee data uitdrukkelijk niet bepalend. De details staan in de indientermijn van de EPB-aangifte.

Uw dossier staat op “geblokkeerd”. Kan een verslaggever geen aangifte indienen, bijvoorbeeld omdat de stavingsstukken ontbreken of omdat de aangifteplichtige het niet toestaat, dan kan hij de dossierfase op geblokkeerd zetten. Het VEKA kan op basis van die fase een handhaving opstarten, en die is gericht op de aangifteplichtige. Een geblokkeerd dossier is dus geen rustpunt maar een signaal aan de toezichthouder.

Eén ding kan een overname niet ongedaan maken. Is de EPB-aangifte al definitief ingediend, dan kunnen er geen aanpassingen meer gebeuren om alsnog aan de eisen te voldoen. Aanpassingswerken achteraf hebben geen invloed meer op de berekende boete. Een overname helpt vóór de indiening, en daarna alleen nog bij een hernieuwingsaangifte na een controle.

Ook vakgenoot mijnepb.be behandelt dit onderwerp, op mijnepb.be/overname-epb-contracten. De officiële procedure staat bij EPB-Pedia van de Vlaamse overheid.

Wat wij doen bij een overname

Wij nemen lopende dossiers over, ook de dossiers die anderen liever laten liggen. Voor we iets in de databank wijzigen, brengen we in kaart welke startverklaringen er zijn, welke termijn er loopt, welke stavingsstukken ontbreken en waar het bestaande rekenwerk uw project schaadt. Pas daarna volgt de melding van de wijziging. Hoe die begeleiding er concreet uitziet, leest u op dossier overnemen.

Zit u met een dossier zonder verslaggever, of met een verslaggever die niet meer antwoordt, bezorg ons dan uw dossiernummer en de vergunningsdatum via de offertepagina. Wij zeggen u eerst hoe laat het is, en pas daarna wat het kost.