Welke stavingsstukken tellen, en welke geen bewijskracht hebben

Een stavingsstuk is pas geldig als het aan twee voorwaarden tegelijk voldoet: het moet toewijsbaar zijn, dus aantonen dat een materiaal, toestel of systeem werkelijk op een bepaalde plaats in uw project is toegepast en welke eigenschappen het heeft, én het moet voldoen aan de gestelde voorwaarden. Wie één van beide mist, heeft papier zonder waarde in het dossier.

De regels hieronder gelden voor alle bestemmingen: procedure en bewijsvoering maken geen onderscheid tussen woningbouw, niet-residentiële gebouwen en industrie. Op één punt is woningbouw wel strenger, en dat staat verderop bij de foto’s.

Wie wat doet

De verdeling ligt vast in artikel 11.1.11 van het Energiedecreet. De aangifteplichtige, in de praktijk de bouwheer, is verantwoordelijk voor het verzamelen van de nodige stavingsstukken en bezorgt ze aan de verslaggever. De verslaggever rapporteert op basis daarvan de toegepaste materialen, installaties, technieken en metingen in de software van de overheid, en staat in voor de waarheidsgetrouwheid van die rapportering.

Dat is meteen de reden waarom een dossier zelden struikelt over de berekening en vaak over het bewijs. De rekenkant is beheersbaar; het verzamelen loopt over maanden, over verschillende aannemers en over werken die dichtgemaakt worden.

Wat aanvaard wordt

De regelgeving somt op waarop een verslaggever zich onder meer kan baseren:

• facturen met de adresgegevens of het kadastrale nummer van het dossier;
• foto’s, telkens een detailfoto én een overzichtsfoto, zodat de plaats eenduidig te lokaliseren is;
• gegevens op het geplaatste materiaal of toestel, dus een foto van de kenplaat;
• uitvoeringsplannen;
• technische documentatie van producten en systemen, ook van de website van een fabrikant, mits gecontroleerd wordt op merk en productnaam en op de normconforme bepaling van de waarden;
• berekeningen voor installaties en volumes;
• lastenboeken die deel uitmaken van het aannemingscontract, met adresgegevens of kadastraal nummer;
• goedgekeurde, ondertekende offertes, gekoppeld aan een van de bovenstaande stukken.

Die laatste nuance wordt vaak gemist. Een getekende offerte toont wat er afgesproken is, niet wat er uiteindelijk geplaatst werd. Ze wordt bruikbaar in combinatie met een factuur of een foto.

Belangrijk: deze opsomming is niet limitatief. Hebt u een stuk in handen dat er niet in staat, schrijf het dan niet af, maar leg het voor en toets het aan de twee voorwaarden hierboven. De volledige lijst staat bij het VEKA op vlaanderen.be.

Voor gegevens uit de EPB-productgegevensdatabank ligt het eenvoudiger: die zijn erkend. Er moet dan geen extra staving opgevraagd worden bij fabrikanten of leveranciers.

Wat geen bewijskracht heeft

Hier is de regelgeving kort. Verklaringen van de eigenaar, de aannemer, de architect of de installateur dragen geen bewijskracht over kenmerken, eigenschappen of effectieve plaatsing. Een verklaring op eer is dus geen stavingsstuk, hoe correct de inhoud ook is.

Foto’s die op geen enkele manier gelokaliseerd kunnen worden, worden evenmin aanvaard. Een scherpe close-up van een isolatieplaat zonder overzicht en zonder plaatsaanduiding bewijst dat het product bestaat, niet dat het bij u ligt.

De reden is niet wantrouwen maar controleerbaarheid. Een verklaring is een bewering achteraf en is niet meer te toetsen zodra de muur dicht is. Een factuur, een fiche en een foto van het werk in uitvoering zijn dat wel. Daarmee wordt het moment van verzamelen belangrijker dan het moment van indienen: isolatie fotograferen kost dertig seconden zolang ze zichtbaar is, en is onmogelijk zodra er gepleisterd is.

Wat een controleur ziet, primeert

Komt het tot een controle, dan geldt er één duidelijke voorrang. Een vaststelling door een controleur van het VEKA, bijvoorbeeld een visuele inspectie, staat altijd boven alle stavingsstukken die de verslaggever aanlevert en heeft de hoogste bewijswaarde.

Binnen de opsomming van aanvaarde stukken zelf is er géén rangorde aangebracht. Een factuur is dus niet automatisch sterker of zwakker dan een foto; dat wordt geval per geval beoordeeld. In de praktijk versterken twee onafhankelijke stukken elkaar meer dan één zwaar stuk.

Sinds 2023 gaan de stukken de databank in

De verslaggever moet de belangrijkste stavingsstukken uit het technische EPB-dossier opladen op de energieprestatiedatabank, zowel voor vergunningsaanvragen vanaf 2023 als voor lopende dossiers. Het ministerieel besluit van 28 december 2018 somt per categorie op wat er minstens bij hoort:

Eén onderdeel volgt een eigen logica: het algemene fotoverslag is enkel verplicht voor vergunningsaanvragen vanaf 2023. Bij een ouder lopend dossier is het optioneel, terwijl de overige stukken wel opgeladen moeten worden.

Een lijst van stukken die de verslaggever lokaal bewaart maar niet oplaadt, volstaat niet. De stukken zelf moeten per rubriek in de databank staan.

Daarnaast bestaat er een aparte fotoverplichting die woningbouw wél apart raakt. Sinds 9 oktober 2023 moet er bij het definitief indienen van een EPB-aangifte waarbij een EPC Bouw hoort altijd een foto van de eenheid opgeladen worden, en sinds 1 juli 2024 ook bij de definitieve aangifte van een renovatie van een wooneenheid. Bij andere aangiften, bijvoorbeeld nieuwbouw industrie, is die foto optioneel.

Wat er gebeurt als de staving ontbreekt

Ontbreekt de verplicht op te laden staving, dan gaat het VEKA er bij zijn controle van uit dat ze niet beschikbaar is. Er wordt dan gerekend met de waarde bij ontstentenis, als die regelgevend vastligt, of alsof de maatregel niet is uitgevoerd. Voor sommige zaken bestaat er zelfs geen waarde bij ontstentenis, bijvoorbeeld voor de dikte en het type van een isolatiemateriaal; dan wordt uitgegaan van de slechtste situatie, namelijk dat er geen isolatie aanwezig is.

De gevolgen liggen op twee plaatsen tegelijk. Kan het VEKA niet traceren dat een gerapporteerd product effectief geplaatst is, dan volgt daaruit een boete voor niet-correcte rapportering ten laste van de verslaggever, met een maximum van 10 euro per m³. Wordt de waarde daarna rechtgezet in een hernieuwingsaangifte, dan kan blijken dat de maximale U-waarde niet meer gehaald wordt, en dan volgt er een boete voor de aangifteplichtige. Wat die aannames met uw cijfers doen, staat in de waarde bij ontstentenis.

Ontbreekt een stuk volledig, dan kan de verslaggever de aangifte nog altijd indienen op basis van die aannames. Dat is toegelaten. Het valt alleen slechter uit. En “een bouwpartner bezorgt de documenten niet” geldt uitdrukkelijk niet als overmacht.

Wat wij hierin doen

Wij vragen de stukken op terwijl de werf loopt, kijken na of ze toewijsbaar zijn én of de opgegeven waarden bruikbaar zijn in de rekenmethode, en zeggen tijdig wanneer er iets ontbreekt dat straks niet meer te fotograferen valt. Dat is het minst zichtbare deel van onze EPB-verslaggeving, en tegelijk het deel waar dossiers op stuklopen. Welke winst daar tegenover staat, leest u bij uw E-peil verlagen.

Ligt er al een vaststelling of een boete op tafel omdat het bewijs ontbrak, kijk dan bij een boete van het VEKA. Start uw project net, dan berekent u uw richtprijs of neemt u contact op voordat de eerste muur dichtgaat.