De EPB-aangifte is er nooit gekomen: wat er dan gebeurt en wat het kost

Het klassieke verhaal: de werken zijn jaren geleden afgerond, u woont er al lang, en dan valt er een brief van het VEKA in de bus over een EPB-aangifte die nooit werd ingediend. Soms is de verslaggever gestopt, soms is hij nooit aangesteld, soms bleef het dossier hangen op één ontbrekend attest.

Dit artikel gaat over woningbouw. De procedure, de termijnen en de boetes voor het niet indienen gelden identiek voor niet-residentiële gebouwen en industrie: EPB-Pedia maakt bij handhaving en procedure geen onderscheid naar bestemming. Wat wél per bestemming verschilt, zijn de eisen waaraan uw gebouw in die aangifte getoetst wordt.

Vergeten wordt vroeg of laat vastgesteld

De aangifte verdwijnt niet uit beeld omdat niemand ernaar vraagt. Het VEKA stelt het ontbreken vast langs vijf wegen, en de laatste werkt volledig automatisch:

• een vaststelling ter plaatse;
• een vaststelling van ingebruikname via uw domicilie in de Vlaamse Kruispuntbank voor Personen;
• een vaststelling van ingebruikname via de maatschappelijke zetel in het Belgisch Staatsblad of de Vlaamse Kruispuntbank voor Ondernemingen;
• de melding einde der werken aan de gemeente;
• de vaststelling dat het verlenen van de vergunning 6 jaar verstreken is.

Die zes jaar zijn de huidige maximale indientermijn, geldig sinds 1 maart 2026 en daarvoor vijf jaar. Ze lopen vanaf het verlenen van de vergunning of het neerleggen van de melding, niet vanaf ingebruikname en niet vanaf einde werken. Bij nieuwbouw komt er een vroegere deadline bovenop: uiterlijk 12 maanden na de eerste van ingebruikname of einde van de vergunningsplichtige werken. Bij renovatie en ingrijpende energetische renovatie zijn die twee data uitdrukkelijk niet bepalend. De volledige uitleg staat in de indientermijn van de EPB-aangifte.

De keten die daarna in gang gaat

Deze bedragen gelden voor alle bouwaanvragen en alle bestemmingen. Op de dwangsom voor de EPB-aangifte vermeldt EPB-Pedia geen plafond: de bron zegt enkel dat ze loopt tot de aangifte in de energieprestatiedatabank staat. De dwangsomboete kan bovendien in meerdere tussentijdse boetes opgelegd worden, met telkens een nieuwe hoorzitting.

Twee dingen worden vaak verkeerd begrepen. Betalen bevrijdt niet. De boete neemt de indieningsplicht niet weg, want zonder aangifte kunnen de eisen niet afgetoetst worden. En de termijn van 6 maanden in de aanmaning is maximaal. Het VEKA heeft geen appreciatiebevoegdheid en kan dus geen uitstel geven, ook niet omdat de werken nog niet af zijn, omdat het gebouw nog niet in gebruik is, omdat er nog stavingsstukken ontbreken of omdat er bouwverlof is. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan overmacht als tegenargument ingeroepen worden.

Wat er nog bovenop kan komen

De boete voor het niet indienen staat los van de boete voor het niet halen van de eisen. Die tweede wordt berekend per overschreden eis en bedraagt maximaal 10 of 25 euro per m³, en wordt pas opgelegd vanaf 250 euro. Vandaag geldt het maximum van 25 euro per m³ bij nieuwbouw en het maximum van 10 euro per m³ bij renovaties. Op 17 juli 2026 kondigde de Vlaamse Regering aan dat het maximum bij nieuwbouw naar 10 euro per m³ zou zakken, maar die wijziging is nog niet definitief goedgekeurd en er is geen datum van inwerkingtreding gepubliceerd. Reken er dus niet op. Hoe de bedragen per eis opgebouwd zijn, leest u in wat een EPB-boete kost.

Ontbreekt ook de startverklaring, dan komt daar nog een forfaitaire boete van 250 euro bij, eveneens ten laste van de aangifteplichtige. EPB-boetes zijn eenmalig en geen jaarlijkse heffing, maar u kunt voor verschillende procedures wel afzonderlijk beboet worden.

Wat u vandaag nog kunt doen

Dien in, ook als de werken niet af zijn. Dit is de belangrijkste zin uit de hele VEKA-communicatie over dit onderwerp. Is de aanmaningstermijn verstreken zonder aangifte, dan start de dwangsom. Een onvolledig project met een ingediende aangifte is bijna altijd goedkoper dan een afgewerkt project zonder aangifte.

Stel een verslaggever aan, of laat het dossier overnemen. Was er nooit een verslaggever, dan stelt u er alsnog een aan. Was er wel een verslaggever die niet meer reageert, dan kan een andere verslaggever het dossier in de databank overnemen zonder dat de vorige daarmee moet instemmen. Hoe dat verloopt, staat in een EPB-dossier overnemen.

Verzamel de bewijsstukken van de werkelijk uitgevoerde toestand. De aangifte beschrijft as-built, niet wat op plan stond. Ontbreekt een geldig stavingsstuk, dan rekent de software met de waarde bij ontstentenis, en die is bewust ongunstig gekozen. Bij een dossier van jaren geleden is dit meestal het echte knelpunt. Wat telt als bewijs, staat in stavingsstukken die wél tellen.

Meld uitdrukkelijk dat u een aanmaning kreeg. Uw verslaggever moet weten dat er een klok loopt. Het VEKA vraagt dat zelf met zoveel woorden aan de aangifteplichtige.

Een ingediende aangifte gaat niet meer open

Wie zijn dossier wil “heropenen” om alsnog iets recht te zetten, botst op een harde grens. De EPB-aangifte is uniek en kan in principe slechts eenmaal definitief ingediend worden. Aanpassen en opnieuw indienen kan niet.

Een hernieuwingsaangifte is enkel toegelaten om administratieve fouten recht te zetten, zoals een verkeerd adres van de bouwplaats of foute gegevens van de aangifteplichtige. Daarnaast bestaan er twee uitzonderingen: na goedkeuring van het VEKA wanneer bewezen wordt dat de verslaggever materiële fouten maakte in de rapportering, en op bevel van het VEKA wanneer bij controle blijkt dat er niet waarheidsgetrouw gerapporteerd is. Andere fouten rechtzetten kan niet.

Verbeteringswerken na de indiening mogen wel, en u bent zelfs verplicht de prestaties niet te laten zakken: installaties of constructies uit de aangifte mogen enkel gewijzigd worden als de vervanging minstens dezelfde prestatie levert. Maar die verbeteringen worden niet meer gevaloriseerd in een nieuwe aangifte of een nieuw EPC Bouw. Het VEKA kan tot vijf jaar na de indiening controleren, zowel op waarheidsgetrouwe rapportering als op het behoud van de prestaties.

Kortom: het venster om uw resultaat te beïnvloeden ligt vóór de definitieve indiening. Dat is precies de reden om een laat dossier door iemand te laten narekenen in plaats van het snel te laten wegsturen.

Als de boete er toch komt

De boete is in principe in zijn geheel binnen 60 dagen te betalen. Het VEKA gaat altijd in op een verzoek tot afbetalingsplan dat aan drie voorwaarden voldoet: hoogstens 24 maanden, minimaal 100 euro per maand, en gelijke maandelijkse schijven. Daar zijn geen bijkomende kosten aan verbonden. Bij niet-betaling gaat het dossier naar de Centrale Invorderingscel, die een deurwaarder aanstelt.

Tegenargumenten dient u schriftelijk in, vóór de deadline in de hoorzittingsbrief. Telefonisch gemelde argumenten worden niet in het dossier opgenomen. Hoe u die argumenten opbouwt, staat in bezwaar tegen een EPB-boete.

Ook vakgenoot mijnepb.be behandelt dit onderwerp, op mijnepb.be/epb-vergeten. De officiële procedure staat bij EPB-Pedia van de Vlaamse overheid.

Laat het niet nog een jaar liggen

Elke maand die u laat passeren nadat de aanmaningstermijn verstreken is, kost 300 euro aan dwangsom en verandert niets aan de onderliggende boete. Wij nemen laattijdige dossiers op, reconstrueren de uitgevoerde toestand, verzamelen de stavingsstukken en dienen in binnen de termijn die u nog rest. Wat dat inhoudt, leest u op te laat ingediend.

Hebt u een brief van het VEKA ontvangen, bezorg ons dan de datum van de brief en uw dossiernummer via de offertepagina. Hoe vroeger in de keten u ons bereikt, hoe meer er nog te redden valt.