De indientermijn van uw EPB-aangifte: zes jaar vanaf de vergunning

De definitieve EPB-aangifte moet uiterlijk zes jaar na het verlenen van de stedenbouwkundige vergunning of na het neerleggen van de melding ingediend zijn in de energieprestatiedatabank. Dat startpunt is niet de ingebruikname, niet de aktename en niet de start van de werken. De termijn bedraagt zes jaar sinds 1 maart 2026; daarvoor was ze vijf jaar.

Deze termijnen gelden voor alle bestemmingen. De procedure maakt geen onderscheid tussen woningbouw, niet-residentiële gebouwen en industrie; het verschil tussen die drie zit in de eisen, niet in de indieningsplicht. De voorbeelden hieronder vertrekken van woningbouw.

De termijnen naast elkaar

Voor een nieuwbouwwoning is de zesjarige buitengrens dus zelden de datum die telt. Zodra de woning in gebruik genomen is of de werken beëindigd zijn, begint de klok van twaalf maanden te lopen, en die loopt bijna altijd eerder af. Is aan geen van beide criteria voldaan, dan valt u terug op de zes jaar.

Bij een renovatie of een ingrijpende energetische renovatie werkt het omgekeerd. Daar heeft het geen enkel gevolg wanneer u het huis al bewoont of wanneer de aannemer klaar is: alleen de datum op de vergunning telt.

Wat de verlenging precies veranderd heeft

De verlenging naar zes jaar werkt vanaf 1 maart 2026 en geldt uitdrukkelijk voor alle lopende dossiers waarvoor nog een definitieve aangifte moet worden ingediend, ongeacht het bouwaanvraagjaar. Er blijft dus geen parallelle regeling van vijf jaar bestaan voor oudere dossiers. Ook de vaststellingsgrond bij het VEKA is mee aangepast: het VEKA stelt vast dat het verlenen van de vergunning zes jaar geleden is, waar dat vóór 1 maart 2026 nog vijf jaar was.

De aanleiding is praktisch. Vijf jaar bleek in de praktijk soms te krap bij ingrijpende energetische renovaties. Dat is precies de categorie waarin gefaseerd gewerkt wordt, waarin een aannemer wegvalt of waarin de bouwheer een deel zelf uitvoert.

Van de vier wijzigingen die voor 2026 aangekondigd zijn, is dit de enige die terugwerkt naar oudere bouwaanvraagjaren. De andere hangen wel gewoon aan de datum van de vergunningsaanvraag.

Eén punt blijft open. Wat er geldt voor dossiers waarvan de oude termijn van vijf jaar al vóór 1 maart 2026 verstreken was, staat niet uitdrukkelijk in de kennisbank van de Vlaamse overheid. Zit uw dossier in die zone, ga er dan niet van uit dat de verlenging u alsnog dekt: laat het geval per geval navragen.

Wat het níét betekent

Een jaar extra is geen jaar uitstel. Drie zaken schuiven niet mee.

De startverklaring schuift niet mee. Die moet nog altijd ingediend zijn vóór de werken beginnen. Wordt ze te laat ingediend, dan staat daar een forfaitaire administratieve boete van 250 euro op, los van de aangifte.

Het eisenpakket schuift niet mee. Welke eisen op uw project van toepassing zijn, hangt af van de aard van de werken, de bestemming en de datum van de vergunningsaanvraag of melding. Niet van de datum waarop u indient en evenmin van de datum waarop de werken gestart zijn. Twijfelt u in welke categorie uw project valt, dan helpt de 800 m³-grens en de 75%-regel u verder.

Het bewijsmateriaal verdwijnt wel. De EPB-aangifte beschrijft hoe het project in werkelijkheid is uitgevoerd, met stavingsstukken erbij. Facturen raken zoek, aannemers zijn niet meer bereikbaar en wat achter het pleisterwerk zit valt niet meer te fotograferen. Ontbreekt de staving, dan rekent de verslaggever met de waarde bij ontstentenis of alsof de maatregel niet is uitgevoerd. Dat is toegelaten en levert een geldige aangifte op; het valt alleen slechter uit in het resultaat, en het kan uitmonden in een boete voor het niet voldoen aan de eisen. Welke stukken standhouden, staat in welke stavingsstukken tellen.

Twee bijzondere situaties

Gefaseerde vergunningen. Enkel wanneer de vergunning of melding bij de nieuwbouw van meerdere EPB-eenheden uitdrukkelijk melding maakt van de verschillende fasen van het bouwproject, kan de indientermijn per fase verschillen. De zes jaar wordt dan per EPB-eenheid gerekend per fase waaronder ze valt, op basis van de start van de werken van die fase. Staat de fasering niet in de vergunning, dan loopt er één termijn voor alle eenheden.

De opschorting uit de coronaperiode. De indientermijn werd opgeschort tijdens twee civiele noodsituaties: van 20 maart 2020 tot en met 17 juli 2020, goed voor 120 dagen, en van 30 oktober 2020 tot en met 4 juni 2021, goed voor 217 dagen. Liep uw termijn tijdens beide periodes, dan wordt ze in totaal met 337 dagen opgeschort. Moest de aangifte al vóór 20 maart 2020 ingediend zijn, dan geldt die opschorting niet.

Wat er gebeurt bij overschrijding

Het VEKA stelt op verschillende manieren vast dat een aangifte ontbreekt: ter plaatse, via de domicilie of de maatschappelijke zetel, via de melding einde der werken aan de gemeente, of eenvoudigweg doordat het verlenen van de vergunning zes jaar geleden is. Daarna verloopt het in drie stappen.

1. Aanmaning. U krijgt een termijn van zes maanden om de aangifte in te dienen. Die zes maanden zijn een maximum. Het VEKA heeft geen appreciatiebevoegdheid en kan geen extra uitstel geven, ook niet omdat de werken nog niet af zijn, het gebouw nog niet in gebruik is, stavingsstukken ontbreken of er bouwverlof is. Ook een niet-afgewerkt gebouw moet een aangifte krijgen.
2. Hoorzitting en boete. Verstrijkt die termijn, dan volgt een schriftelijke hoorzitting met de intentie tot boete. De boete voor het niet respecteren van de indientermijn bedraagt 1.000 euro plus 1 euro per m³ nieuw bouwvolume, met een maximum van 10.000 euro. Bij een renovatie zonder nieuw bouwvolume blijft ze dus op 1.000 euro staan; bij een nieuwbouwwoning loopt ze op. Betalen bevrijdt niet: in de boetebrief staat een nieuwe deadline van 60 dagen.
3. Dwangsom. Wordt ook die deadline niet gehaald, dan loopt er een dwangsom van 10 euro per dag tot de dag waarop de aangifte in de databank staat. Er komt geen aparte aanmaning meer; de boetebrief geldt als aanmaning.

Overmacht wordt slechts uitzonderlijk aanvaard, en alleen wanneer het gebouw nog niet in gebruik is genomen. Een lopende gerechtelijke procedure of een failliete aannemer kan eronder vallen. Een scheiding, financiële moeilijkheden, een niet-afgewerkt gebouw of ontbrekende documenten van een bouwpartner uitdrukkelijk niet.

Het volledige overzicht per overtreding staat in wat een EPB-boete kost. Hebt u al een aanmaning of een boetebeslissing ontvangen, kijk dan bij een boete ontvangen: er zijn dan nog stappen mogelijk, maar ze zijn aan strikte termijnen gebonden.

Wat u nu best doet

Neem de datum waarop uw vergunning verleend is, tel er zes jaar bij en zet die datum in uw agenda. Gaat het om nieuwbouw, zet er dan de tweede datum naast: twaalf maanden na ingebruikname of einde werken. Werk daarna terug en kijk welke stavingsstukken u al hebt en welke u nog kunt opvragen zolang de aannemers bereikbaar zijn.

Ligt uw dossier al langer stil of staat er geen verslaggever meer op, lees dan wat er nog mogelijk is bij een EPB-aangifte die te laat is. Wilt u weten waar uw dossier staat en wat de afwerking kost, loop dan de offerte-configurator door of leg uw situatie kort voor via contact.