Wat doet een EPB-verslaggever, en wie blijft verantwoordelijk?

Een EPB-verslaggever maakt in opdracht van de aangifteplichtige twee documenten: de startverklaring vóór de start van de werken, en de EPB-aangifte erna. Hij is verantwoordelijk voor een correcte opmaak daarvan en voor een waarheidsgetrouwe rapportering van wat er werkelijk is uitgevoerd. Het werk verhuist dus naar hem, de verplichting niet: die blijft bij de aangifteplichtige.

Dit artikel gaat over woningbouw. De procedure zelf maakt geen onderscheid naar bestemming, maar enkele verplichtingen verderop wel: het kwaliteitskader ventilatie, de warmteverliesberekening op de startverklaring en de verplichte foto bij de aangifte zijn tot woningbouw beperkt.

Wat er precies bij hoort

Naast de twee documenten geldt er een adviesplicht. De verslaggever geeft eenmalig schriftelijk, niet-bindend advies over het behalen van de EPB-eisen. Wilt u meer dan dat, bijvoorbeeld begeleiding bij ontwerpvarianten, dan hoort dat contractueel vastgelegd te worden.

Bij de startverklaring maakt hij een voorafberekening: E-peil, S-peil, U-waarden, ventilatie en oververhitting, berekend op basis van de materialen en keuzes van de architect, de ontwerper van de technische bouwsystemen en de aangifteplichtige. Die resultaten zijn ontwerpwaarden en indicatief; ze bieden geen garantie dat de uiteindelijke aangifte, die de werkelijke uitvoering beschrijft, aan de eisen zal voldoen. Toont de voorafberekening dat het ontwerp niet zal voldoen, dan signaleert de verslaggever dat aan de aangifteplichtige en aan de architect.

Hij stelt daarnaast een technisch EPB-dossier samen met de stavingsstukken. Sinds 2023 moet hij de belangrijkste daarvan bovendien opladen op de energieprestatiedatabank, ook voor lopende dossiers. Een lijst van stukken die hij lokaal bewaart maar niet oplaadt, volstaat niet.

Wie aanstelt, en wanneer

De aangifteplichtige, bij een woning doorgaans de bouwheer, stelt de EPB-verslaggever aan, en daarnaast ook de architect en, waar van toepassing, de ventilatieverslaggever. Die aanstelling moet gebeuren vóór de start van de werken: de startverklaring is het bewijs dat er een verslaggever is aangesteld, en ze moet ingediend zijn voordat de vergunde werkzaamheden starten.

Vroeg aanstellen levert iets op dat later niet meer terug te halen is. Zolang het ontwerp nog beweegt, is de berekening stuurbaar: een andere glaskeuze, een ander ventilatiesysteem of een andere opwekker verandert het E-peil terwijl het nog weinig kost.

Onafhankelijk optreden is geen formaliteit

Niet iedereen kan als EPB-verslaggever optreden: u moet aan de erkenningsvoorwaarden voldoen. En de verslaggever moet onafhankelijk, objectief en neutraal optreden ten aanzien van de aangifteplichtige. Vier zaken zijn uitdrukkelijk niet toegestaan: zelf aangifteplichtige zijn en dus verslaggeving doen voor een project waarvan u zelf bouwheer bent, werknemer, zaakvoerder of beheerder zijn van een firma die aangifteplichtige is, tegelijk aannemer zijn, en voorstellen doen over energieleveringen of maatregelen waarbij u zelf commercieel voordeel geniet.

Wel toegestaan: merken of types adviseren zonder eigen commercieel voordeel, en zelf luchtdichtheidstesten of debietmetingen uitvoeren. Wordt de onafhankelijkheid niet nageleefd, dan kan het VEKA de verslaggever schorsen of zijn erkenning definitief intrekken.

Mag uw architect de verslaggeving doen?

De architect heeft binnen EPB een eigen taak: het gebouw zo ontwerpen dat het aan de eisen voldoet, bepalen welke maatregelen het meest geschikt zijn, en controleren of alles wordt uitgevoerd zoals voorgeschreven. Hij maakt dus geen startverklaring en geen EPB-aangifte. De architect die belast is met de controle op de werkzaamheden moet de startverklaring wel mee ondertekenen.

Een architect kan de EPB-verslaggeving wel doen, maar alleen wanneer hij zelf erkend EPB-verslaggever is. Het behoort niet tot zijn vaste takenpakket. Leg daarom schriftelijk vast welke van beide opdrachten u toevertrouwt: een architectenovereenkomst omvat de EPB-verslaggeving niet vanzelf.

Wie doet wat

De onderste lijn: uitbesteden verplaatst het werk, niet de naam op het dossier. De boetes voor het niet tijdig indienen van de startverklaring of de aangifte, en voor het niet voldoen aan de eisen, staan op naam van de aangifteplichtige. De boete voor een aangifte die niet overeenstemt met de werkelijkheid staat op naam van de verslaggever. Hoe die verdeling precies loopt, staat in wie welke EPB-boete draagt.

De twee documenten en hun termijnen

De startverklaring bevat het formulier en de voorafberekening, en wordt elektronisch ingediend bij de energieprestatiedatabank vóór de start van de werken. Er is geen termijn in dagen: het scharnierpunt is de start van de werken. Ze wordt ondertekend door verslaggever, aangifteplichtige en de architect die met de controle belast is. Let op: de startverklaring vervangt de melding van de start van de werken bij de gemeente niet.

De EPB-aangifte beschrijft hoe het project in werkelijkheid is uitgevoerd, en beschrijft enkel de nieuwe of vernieuwde delen. De uiterste indiendatum is sinds 1 maart 2026 6 jaar na het verlenen van de vergunning of het neerleggen van de melding, voor alle lopende dossiers; voordien was dat 5 jaar. Bij nieuwbouw geldt daarbovenop een vroegere deadline: uiterlijk 12 maanden na de vroegste van de ingebruikname of het einde van de vergunningsplichtige werken. Bij renovatie en IER zijn die twee data uitdrukkelijk niet bepalend. Meer daarover in de indientermijn van zes jaar.

Eenmaal de aangifte definitief is ingediend, kunnen er geen aanpassingen meer gebeuren om alsnog aan de eisen te voldoen. Aanpassingswerken nadien hebben geen effect meer op de berekende boete. De verslaggever kan wel eerst een voorlopige aangifte indienen en de proefformulieren aan u bezorgen ter nazicht.

Over de bewaring: de verslaggever houdt de ondertekende startverklaring 3 jaar bij en alle documenten die deel uitmaken van de aangifte 5 jaar. De aangifteplichtige houdt de ondertekende EPB-aangifte 10 jaar bij. Die stukken gaan niet naar het VEKA, maar worden op verzoek ter beschikking gesteld.

Wat er in 2026 bijkomt bij woningen

Het EPC Bouw blijft daarna tien jaar geldig, gerekend vanaf de vroegste van drie momenten: het einde van de vergunnings- of meldingsplichtige werken, de ingebruikname, of zes jaar na het verlenen van de vergunning (tot 1 maart 2026 was dat laatste nog vijf jaar). Voor niet-residentiële gebouweenheden is die geldigheidsduur beperkt tot vijf jaar, bij EPB-aangiften ingediend vanaf 1 januari 2023. Let erop dat het adres op het document staat en niet alleen het gebouw-ID: zonder adres is het EPC Bouw niet bruikbaar bij een latere verkoop of verhuur.

Vanaf 1 januari 2026 verschijnt op de startverklaring en op het EPC Bouw van elke nieuwe of ingrijpend energetisch gerenoveerde woning een vereenvoudigde, indicatieve warmteverliesberekening, bedoeld om het benodigde vermogen van bijvoorbeeld een warmtepomp in te schatten. Ze rekent globaal over het volledige beschermd volume, met 20 °C binnen en een vaste buitentemperatuur van min 7 °C, zonder correcties voor nachtverlaging of opwarmtijd. Het is een informatief gegeven, geen eis, en het vervangt geen gedetailleerde dimensioneringsstudie volgens NBN EN 12831.

Bij niet-residentiële gebouwen en industrie verschijnt dat onderdeel niet.

Wat er van u als bouwheer verwacht wordt

Verzamel de stavingsstukken die tijdens de werken passeren: facturen met het projectadres, technische fiches, foto’s van de kenplaten. Geef materiaal- en installatiewijzigingen door zodra ze beslist zijn, niet bij de oplevering. En fotografeer wat straks niet meer te zien is, voordat de isolatie achter pleisterwerk verdwijnt. Ontbreekt de staving, dan rekent de verslaggever met de waarde bij ontstentenis of alsof een maatregel niet is uitgevoerd, en dat kan een boete opleveren voor u. Wat er als bewijs telt, staat in stavingsstukken die wél tellen.

Wat een EPB-verslaggever niet doet

Hij levert geen EPC bij de verkoop of verhuur van een bestaande woning, maakt geen asbestattest, voert geen keuringen uit en houdt geen bouwtoezicht. Hij legt vast wat er geplaatst is en rekent daarmee verder. Dat is ook onze eigen afbakening: Energie Efficiënt, met kantoor in Genk, werkt in heel Vlaanderen en doet twee dingen, EPB-verslaggeving en ventilatieverslaggeving.

Laat de rollen vastliggen voor de werken starten

De startverklaring hoort ingediend te zijn voordat de eerste werken beginnen, en die deadline laat zich niet inhalen. Bekijk wat wij in dat traject opvolgen bij EPB-verslaggeving.

Weet u al wat u nodig hebt, loop dan de offerte-configurator door; liever eerst overleggen kan ook, via contact.