Hoe het VEKA controleert: drie selectiewijzen, zeven handhavingssporen

Het VEKA houdt toezicht op drie zaken: of de procedure gevolgd is, of de EPB-eisen gerespecteerd zijn, en of de verslaggever waarheidsgetrouw gerapporteerd heeft. De selectie van dossiers gebeurt via steekproeven, via een thematische of gerichte selectie, en naar aanleiding van klachten. Hoeveel dossiers er jaarlijks gecontroleerd worden, publiceert de overheid niet.

Dit artikel gaat over woningbouwdossiers. De procedureregels en de handhavingssporen maken geen onderscheid tussen wonen, niet-residentieel en industrie; het verschil zit in de eisen waaraan getoetst wordt en in enkele stavings- en sanctiemechanismen. Twee daarvan komen verderop aan bod.

De zeven handhavingssporen

Elke vaststelling valt in een van deze zeven sporen. De laatste kolom toont wie er in dat spoor aangesproken wordt.

Over dat laatste spoor bestaat een tegenstrijdigheid in de gepubliceerde teksten. De boetetabellen wijzen de dwangsom bij de hernieuwingsaangifte toe aan de aangifteplichtige, terwijl de detailpagina over diezelfde dwangsom consequent de verslaggever aanspreekt. Wij vragen dat in een concreet dossier na bij het VEKA in plaats van er zelf een kant in te kiezen. De verdeling van de overige zes staat in wie welke EPB-boete draagt.

Drie manieren waarop uw dossier op de stapel komt

Bij een steekproef is er geen aanleiding en geen verdenking. Uw dossier komt bovenaan te liggen zonder dat er iets aan scheelt. Dat is meteen het argument om elk dossier op hetzelfde niveau af te werken, ook het kleine.

Bij een thematische of gerichte selectie kijkt het agentschap naar één onderwerp over meerdere dossiers heen. Voor wie met een portefeuille werkt, is dat de gevoeligste vorm. Een keuze die u standaard in al uw projecten toepast, zit dan in al die dossiers tegelijk. Een systematische fout is geen incident maar een reeks.

Bij een klacht ligt de aanleiding buiten uw dossieropvolging: een koper die het E-peil niet herkent, een bewoner met ventilatieklachten, een discussie tussen partijen op de werf. Zo’n dossier wordt gericht bekeken, en dan telt vooral of uw bewijsvoering het verhaal draagt.

Eén spoor verloopt zonder selectie en zonder aanmaning

Voor het niet voldoen aan de EPB-eisen is geen steekproef nodig. Wordt een EPB-aangifte ingediend waaruit blijkt dat de eisen niet gehaald zijn, dan komt die aangifte automatisch op een lijst terecht, gerangschikt volgens indiendatum. Het VEKA verwerkt die lijst systematisch binnen acht maanden na de indiendatum en stuurt daarna een schriftelijke hoorzitting met de intentie tot boete.

Er gaat geen aanmaning aan vooraf: de ingediende aangifte zelf is de basis van de vaststelling. Wie een aangifte indient die de eisen niet haalt, wacht dus niet af of het dossier getrokken wordt, maar mag uitgaan van een vaste doorlooptijd. Een boete wordt wel pas opgelegd zodra ze groter is dan of gelijk aan 250 euro.

Hoe het ontbreken van een startverklaring aan het licht komt

Dat een werf gestart is zonder startverklaring, stelt het VEKA op vier manieren vast: met een vaststelling ter plaatse, op basis van een luchtfoto, via de melding van de start van de werken aan de gemeente, of via een vaststelling van ingebruikname of einde der werken. Daarna volgt een aanmaning met een nieuwe termijn, meestal zes weken, en bij niet-naleving een schriftelijke hoorzitting.

Bij het ontbreken van de EPB-aangifte werkt het anders. Daar krijgt u een aanmaning met een termijn van zes maanden, en die zes maanden zijn maximaal. Het VEKA heeft geen appreciatiebevoegdheid en kan geen extra uitstel geven, ook niet omdat de werken nog niet af zijn, het gebouw nog niet in gebruik is, de stavingsstukken ontbreken of er bouwverlof is. Ook een niet-afgewerkt gebouw vraagt een EPB-aangifte. Enkel in uitzonderlijke gevallen kan overmacht ingeroepen worden, en dan enkel wanneer het gebouw nog niet in gebruik is.

Waarop de kwaliteitscontrole zich baseert

Bij de controle op de rapportering gaat het VEKA na of de ingediende aangifte overeenstemt met de eigenschappen van het gebouw, de gebruikte materialen en de geplaatste installaties. Dat gebeurt via een vaststelling ter plaatse tijdens of na de werf, via het stavingsdossier van de verslaggever, via gegevens uit andere databanken zoals de EPBD-databank, gegevens over zonnepanelen en luchtdichtheidsmetingen, via de invoergegevens zelf, of via een combinatie daarvan.

Zijn er geen vaststellingen of ligt de berekende boete onder 250 euro, dan volgt een kennisgeving. Ligt ze daarboven, dan volgt een schriftelijke hoorzitting met het detail van de vaststellingen. In beide gevallen staat in de brief of er een hernieuwingsaangifte moet komen en binnen welke termijn, doorgaans 60 dagen. Die formulieren moeten opnieuw ter ondertekening aan de aangifteplichtige bezorgd worden.

Wat de controleur ziet, weegt het zwaarst

In de rangorde van bewijs staat een vaststelling door een controleur van het VEKA, bijvoorbeeld een visuele inspectie, altijd boven alle stavingsstukken die de verslaggever aanlevert. Binnen de aanvaarde stavingsstukken onderling is geen rangorde bepaald; dat wordt geval per geval beoordeeld.

Ontbreekt de verplicht op te laden staving, dan gaat het VEKA ervan uit dat ze niet beschikbaar is en rekent het met de waarde bij ontstentenis, of alsof de maatregel niet is uitgevoerd. Dat kan twee sancties tegelijk opleveren: een boete voor niet-correcte rapportering bij de verslaggever, en na rechtzetting in een hernieuwingsaangifte een boete voor het niet halen van de eis bij de aangifteplichtige. Hoe dat mechanisme werkt, staat in de waarde bij ontstentenis.

Wat u vooraf kan doen

Sinds 2023 moet de verslaggever de belangrijkste stukken uit het technische EPB-dossier opladen op de energieprestatiedatabank, zowel voor vergunningsaanvragen vanaf 2023 als voor lopende dossiers. Een lijst van stukken die lokaal bewaard worden maar niet opgeladen zijn, volstaat niet: de stukken zelf moeten per rubriek opgeladen worden.

Hier zit ook een van de weinige plaatsen waar woningbouw strenger behandeld wordt dan industrie. Bij een aangifte waar een EPC Bouw bij hoort, dus bij nieuwbouw en IER, is een foto van de eenheid verplicht sinds 9 oktober 2023; bij een renovatie van een wooneenheid geldt die verplichting sinds 1 juli 2024. Bij andere aangiftetypes, waaronder nieuwbouw industrie, is het opladen van een foto optioneel.

In de praktijk komt het op drie gewoonten neer. Verzamel het bewijs terwijl de werf loopt, want een muur die dicht is laat zich niet meer fotograferen. Werk met stukken die toewijsbaar zijn aan het project, met het adres of het kadastrale nummer erop. En zorg dat plannen, fiches en berekening hetzelfde gebouw beschrijven. Welke stukken standhouden, leest u in stavingsstukken die wél tellen.

Als een aangifte niet ingediend raakt

Kan een verslaggever de EPB-aangifte niet indienen, bijvoorbeeld door onvoldoende stavingsstukken of omdat de aangifteplichtige het niet toestaat, dan kan hij de dossierfase op geblokkeerd zetten. Het VEKA kan op basis daarvan een handhaving opstarten, en die richt zich op de aangifteplichtige. Het tijdig laten indienen blijft immers diens wettelijke taak.

Wat een controle betekent voor uw planning

Een controle komt binnen terwijl de volgende dossiers doorlopen, en vraagt uitzoekwerk in een project dat u misschien al een jaar geleden afsloot. Dat is geen kwestie van vakkennis maar van capaciteit. Wat wij daarin overnemen, staat op onze pagina voor professionals en, voor collega-verslaggevers, bij EPB in onderaanneming.

Ligt er al een vaststelling of een boete op tafel, kijk dan bij een boete van het VEKA of neem contact op. Wij kijken het dossier na en zeggen u of er technisch iets tegenin te brengen valt.